Slik bruker du administrasjonen

1Inviter ny ansatt

Her gir du en person tilgang til TimeLink. Du kan gjøre det på to måter – begge lager en bruker knyttet til bedriften din.

1. Fyll inn Navn og E-post.
2. Skriv eventuelt Stilling (f.eks. «Fagarbeider» eller «Teamleder»). Dette er kun til din egen oversikt og påvirker ikke hva personen kan gjøre.
3. Velg Rolle. Dette er det viktige valget – det bestemmer hva personen får tilgang til (se rollene under).
4. Legg inn Mobilnummer hvis du vil ha det registrert – nyttig for dem som skal kalles inn på vakt.
5. Trykk Send invitasjon på e-post, eller Opprett med passord hvis du vil sette passordet selv.

Rollene

2Ventende invitasjoner

Listen viser invitasjoner du har sendt på e-post, men som personen ennå ikke har tatt i bruk. Så snart personen har opprettet brukeren sin, forsvinner raden herfra og dukker opp under «Ansatte».

• Har noen ikke fått e-posten? Sjekk søppelpost, eller opprett brukeren med passord i stedet.
• Denne seksjonen vises bare når det faktisk finnes ventende invitasjoner.

3Ansatte

Oversikten over alle som har tilgang. Hver rad viser navn, stilling, e-post, mobil, rolle og status. Til høyre finner du handlingene.

• Rediger – endre navn, stilling, mobilnummer og rolle.
• Deaktiver – personen kan fortsatt logge inn og se sine egne timer, men kan ikke føre eller endre dem – da må brukeren være aktiv. Får ikke påminnelser og teller ikke i abonnementet (koster ingenting). Fint ved permisjon eller sesong.
• Aktiver – gjør en deaktivert person aktiv igjen.
• Fjern – personen mister tilgangen. Timene beholdes i 5 år (krav i bokføringsloven) og finnes igjen under «Tidligere ansatte».
• Gjenopprett – angre en fjerning og gi tilgangen tilbake.

4Avdelinger

Legg inn avdelingene bedriften har – for eksempel team, arbeidssteder eller ansvarsområder. Da kan hver dag i timelista knyttes til riktig avdeling.

1. Skriv navnet på avdelingen i feltet Ny avdeling.
2. Trykk Legg til avdeling. Gjenta for hver avdeling.
3. Trenger du å fjerne en? Trykk Fjern på raden – tidligere registreringer beholdes, men avdelingen kan ikke velges på nye dager.

5Helg i timeregistreringen

Bestemmer om lørdag og søndag skal vises på registreringssiden til de ansatte.

• Er det noen som jobber helg? Kryss av for «Vis lørdag og søndag …».
• Uten avkryssing ser de ansatte bare mandag–fredag. Dette er standard.

6Påminnelser om timeliste

Styrer hvordan ansatte som ikke har levert timelisten blir minnet på det, og når fristen er.

Sett fristen først

Under «Frist for å levere timelisten» velger du en dag i måneden etter. Velger du for eksempel 10, forfaller mai-timelisten 10. juni. Alle påminnelser tar utgangspunkt i denne datoen.

7Tillegg (ferdige maler)

Ferdige tillegg du skrur på etter behov. De fleste regnes automatisk ut fra arbeidstiden de ansatte fører – de trenger ikke gjøre noe ekstra. Legg til et tillegg fra nedtrekkslisten, og trykk Endre på raden for å tilpasse det. Under er hver mal forklart, med standardverdien den kommer med.

8Felt de ansatte fyller ut

Passer ikke de ferdige malene? Her lager du dine egne tillegg som de ansatte fyller ut på hver dag. Du velger navn og type, og feltet dukker opp på hver dag i timelista.

1. Skriv navnet på feltet under «Nytt felt».
2. Velg type: Avkryssing (ja/nei), Tall eller Tekst.
3. Trykk Legg til felt.
4. For et avkryssingsfelt kan du trykke Endre og gi det en kronesats og et makstak per måned, og velge om det skal vises som egen kolonne på oversikten.

Eksempler

9Varsling

Vaktforespørsler sendes som gratis varsler i TimeLink til alle som har slått det på. Varslene er grunnlaget for vikarinnkalling (seksjon 10).

• Gratis varsler i appen fungerer for alle – ingen ekstra kostnad.
• De ansatte får en veiviser som hjelper dem å slå på varsler når de logger inn. På iPhone må appen legges til på Hjem-skjermen først (krav fra Apple).
• Har noen ikke slått på varsler, når du dem ikke med vaktforespørsler. Da vises de som «kan ikke nås» i mottakerlisten (se seksjon 10).

10Vikarinnkalling

Trenger dere noen på en vakt? Send en vaktforespørsel til aktuelle personer. De svarer ja eller nei, du bekrefter hvem som får vakten, og timene legges automatisk inn i vedkommendes timeliste. Dette er den mest sammensatte funksjonen, så vi tar den grundig.

Slik sender du en forespørsel

1. Velg Dato, Fra- og Til-klokkeslett for vakten. Sett eventuelt base/avdeling.
2. Skriv en kort melding til vikarene hvis du vil (valgfritt, maks 200 tegn) – for eksempel hvor de skal møte. Den blir med i varselet.
3. Bestem om vakten skal gis automatisk til den første som svarer ja (se under), eller om du vil velge selv.
4. Huk av hvem som skal få forespørselen i mottakerlisten. Bruk «Velg alle» eller «Tøm valg» for å gå raskt.
5. Trykk Send forespørsel til valgte. Alle valgte får et varsel med én gang.

Nå-status på mottakerne

Ved hvert navn ser du om personen kan nås:

• Varsler på – personen nås gratis i appen.
• Kan ikke nås – har ikke slått på varsler i TimeLink. Da får ikke personen forespørselen.

Hva vikaren gjør

Mottakeren trykker «Ja, jeg tar vakten» eller «Nei, jeg kan ikke» – enten fra lenken i varselet eller fra kortet øverst på sin egen timeliste.

Å gi vakten

Når vakten er tildelt: vinneren varsles «Bekreftet», de andre får beskjed om at vakten er tatt, og timene legges automatisk inn på riktig dag i vinnerens timeliste. Skiftet legges til – det overskriver aldri noe som allerede er ført. Skulle to trykke ja i samme øyeblikk, får bare én vakten – samme vakt gis aldri til to personer.

Statusene i lista «Utsendte forespørsler»

Venter på svar Vil ta vakten Fått vakten Avslått / tatt av andre Ingen kan ta vakten

Åpne forespørsler ligger øverst. Ferdige finner du bak «Vis eldre forespørsler» (ti om gangen). Oppdater henter nyeste status.

Når ingen kan – «Spør flere»

Har alle svart nei, blir forespørselen rød («Ingen kan ta vakten»). Trykk Spør flere for å legge nye personer til samme forespørsel. De som allerede er spurt hoppes over, så ingen maser to ganger. Trenger du ikke vakten lenger, trykk Avlys forespørselen – de som åpner lenken får da beskjed om at vakten ikke lenger er ledig.

Automatikk i bakgrunnen

• Purring: har ingen svart innen 2 timer, sendes ett nytt varsel (kun én gang).
• Utløp: forespørselen stenges automatisk ved midnatt etter vaktdagen. Svar godtas ikke etter at vaktdagen er passert.
• Ryddige varsler: purring og bekreftelse erstatter det opprinnelige varselet i stedet for å stable opp flere – ett varsel per vakt.

11Abonnement

Her ser du status på abonnementet og ordner det økonomiske.

• Gå til betaling – legg inn eller oppdater betaling.
• Fakturaer, kort og oppsigelse – åpner kundeportalen der du finner kvitteringer, bytter kort eller sier opp.
• Husk: deaktiverte og fjernede ansatte teller ikke i prisen.